Tentukan kedua sistem secara rinci
Catat produk PMS, versi, pengaturan hosting, dan antarmuka yang tersedia. Lakukan hal yang sama untuk platform telepon serta middleware. Minta kedua penyedia mengonfirmasi metode koneksi yang diusulkan secara tertulis.
Bedakan “didokumentasikan produsen”, “dikonfirmasi pemasok”, dan “diuji di properti ini”. Ketiganya berguna, tetapi menjawab pertanyaan berbeda. Pengujian versi sebelumnya perlu tetap mencantumkan versi serta tanggalnya.
Pilih alur kerja yang dibutuhkan
Daftarkan tindakan yang benar-benar digunakan hotel. Untuk masing-masing, tentukan peran staf, pemicu awal, perubahan telepon yang diharapkan, hasil di PMS, dan prosedur manual alternatif. Singkirkan fitur yang terdengar menarik tetapi tidak memiliki penanggung jawab operasional.
Jika penagihan panggilan dibutuhkan, periksa arah serta isi pesan biaya, mata uang, pengaturan tarif, pembulatan, dan penanganan catatan yang ditolak. Tanyakan apakah PMS menghitung ulang biaya dan cara staf mencocokkan hasilnya.
- Kedatangan dan keberangkatan tamu: perubahan yang diperlukan pada ekstensi kamar.
- Perpindahan kamar: identitas, izin, dan tindakan terjadwal yang perlu ikut berpindah.
- Panggilan bangun tidur: konfirmasi, pembatalan, dan prosedur jika tidak dijawab.
- Status kamar atau biaya: kode yang tepat, pemetaan, dan hasil yang terlihat oleh staf.
Sepakati lisensi, akses, dan penanggung jawab
Periksa biaya antarmuka, pengaturan awal, middleware, atau dukungan dari penyedia PMS. Sertakan akses jaringan, jadwal pemasangan, dan pihak yang berwenang mengubah setiap sistem.
Tentukan pihak yang memeriksa peristiwa yang tidak diterima dan yang dapat mengakses log terkait. Tetapkan masa simpan serta kontrol akses yang sesuai untuk informasi tamu atau panggilan yang diproses. Jangan membagikan data tamu sebenarnya untuk demonstrasi penjualan.
Minta pengujian penerimaan yang dapat diulang
Gunakan kamar dan catatan uji, sepakati hasil yang diharapkan sebelumnya, lalu catat hasil sebenarnya. Sertakan pemutusan dan pemulihan koneksi: staf perlu mengetahui apakah tindakan yang terlewat harus dicocokkan secara manual.
Simpan catatan akhir bersama dokumen serah terima dan ulangi pengujian terkait setelah pembaruan. Halaman layanan PMS yang ditautkan menjelaskan fakta terbatas dari produsen yang telah diverifikasi untuk 3CX; kombinasi sistem Anda tetap perlu dikonfirmasi.