Petakan siapa yang menjawab untuk setiap properti
Pisahkan panggilan layanan tamu dari pertanyaan reservasi baru. Tentukan panggilan yang tetap ditangani properti, yang menuju tim grup, dan alurnya di luar jam layanan. Staf perlu mengetahui properti tujuan sebelum menjawab.
Tentukan penomoran ekstensi, cara transfer, dan aturan pengalihan saat sibuk sebelum memilih platform bersama. Sertakan vila tanpa meja resepsionis tetap dan staf yang bertugas di beberapa lokasi.
Tentukan bagian yang digunakan bersama
Sistem bersama dan sistem terpisah di tiap properti memiliki konsekuensi berbeda untuk pengelolaan dan gangguan. Bandingkan pemisahan akun, administrasi, laporan, lisensi, serta dampak gangguan di satu lokasi.
Sesuaikan hak akses dengan peran. Petugas reservasi mungkin perlu menangani panggilan grup tanpa akses ke pengaturan administrator atau catatan panggilan seluruh properti. Sepakati kebijakan penyimpanan dan perekaman secara terpisah jika fitur tersebut dibutuhkan.
Uji layanan grup dan setiap lokasi
Nilai konektivitas, daya cadangan, dan perangkat lokal di setiap lokasi. Koneksi kantor pusat yang baik belum membuktikan ketahanan seluruh grup.
Pengujian penerimaan perlu mencakup panggilan antarproperti, transfer dari reservasi, panggilan tidak terjawab, dan perilaku yang disepakati saat koneksi lokasi terputus. Nomor luar serta identitas pemanggil perlu dikonfirmasi kepada operator untuk rancangan yang dipilih.
- Daftarkan properti, kontak lokal, dan perkiraan jumlah kamar atau pengguna.
- Tentukan tim bersama, jam layanan, dan kebutuhan bahasa.
- Catat panggilan yang harus ditangani lokal dan prosedur saat lokasi mengalami gangguan.
- Sepakati penanggung jawab perubahan tingkat grup dan dukungan di setiap lokasi.