Tentukan asumsi perbandingan terlebih dahulu
Catat jumlah kamar, ekstensi staf, dan perkiraan panggilan bersamaan. Tambahkan fitur tamu yang diperlukan, lokasi properti, perangkat yang ada, integrasi PMS, dan jadwal perubahan yang diperbolehkan.
Minta setiap pemasok menggunakan asumsi yang sama. Tentukan periode serta mata uang perbandingan. Pisahkan perkiraan pemakaian dari biaya tetap agar perbedaan asumsi jumlah panggilan tidak terlihat sebagai sistem yang lebih murah.
Buat tiga kelompok anggaran
Kelompok pertama adalah implementasi: penilaian, perancangan, perangkat, kabel atau jaringan, konfigurasi, pengujian, migrasi, dokumentasi, dan pelatihan. Catat jumlah serta perangkat yang dipertahankan.
Kelompok kedua adalah layanan berulang: perangkat lunak, hosting, sewa operator, dan pemeliharaan yang disepakati. Kelompok ketiga adalah biaya variabel atau bersyarat: panggilan, kunjungan di luar cakupan, suku cadang, pekerjaan tambahan, serta biaya integrasi pihak ketiga.
- Untuk setiap komponen, catat pemasok, jumlah, satuan, perlakuan pajak, dan waktu pembayaran.
- Untuk perpanjangan, catat periode, mata uang, serta status harga tetap atau perkiraan.
- Untuk perangkat lama, tentukan pihak pendukung dan biaya penggantiannya.
- Untuk pekerjaan opsional, jelaskan kondisi yang membuat biaya tersebut diperlukan.
Cari ketergantungan yang belum dihitung
Penawaran telepon mungkin mengasumsikan kabel layak, port switch tersedia, listrik sesuai, dan akses ke semua kamar. Minta engineering memeriksanya. Kabel rusak yang baru ditemukan saat perpindahan dapat menambah biaya dan menunda pekerjaan.
Tanyakan siapa yang membayar penyedia PMS, mengatur perubahan operator, serta menanggung biaya penghentian atau serah terima dari pemasok lama. Pastikan kelayakan mempertahankan nomor sebelum memasukkan nilainya ke perhitungan.
Gunakan catatan keputusan yang jelas
Bandingkan peningkatan, penggantian, dan penundaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan operasional yang sama. Catat konsekuensi seperti perangkat lama yang tersisa, kerumitan dukungan, dan tahap berikutnya.
Contoh harga tidak dicantumkan karena harga ScandiTech dan asumsi proyek belum disepakati untuk properti Anda. Permintaan awal yang berguna menyebutkan lokasi, jumlah kamar, sistem saat ini, dan masalah yang mendasari investasi.